Pembantu Arkib Gred S1 merupakan jawatan sokongan dalam pengurusan arkib yang memainkan peranan penting dalam memastikan segala dokumen dan rekod rasmi disusun, dikendalikan, dan disimpan dengan cara yang teratur serta mematuhi peraturan yang ditetapkan.
Jawatan ini amat penting kerana ia membantu memelihara maklumat dan data penting yang menjadi asas dalam pelaksanaan urusan pentadbiran, perundangan, dan rekod sejarah sesebuah organisasi atau jabatan.
 |
| Skop Tugas Sebenar Pembantu Arkib Gred S1 Credit Pic : SUMBER |
Dalam penulisan ini, akan dibincangkan secara mendalam mengenai tugas sebenar Pembantu Arkib Gred S1 serta syarat kelayakan yang diperlukan untuk memegang jawatan ini.
Skop Tugas Sebenar Pembantu Arkib Gred S1
Tugas Pembantu Arkib Gred S1
Pembantu Arkib Gred S1 bertanggungjawab terhadap pengurusan dokumen dan rekod yang dijalankan di dalam sebuah jabatan atau organisasi. Antara tugas utama Pembantu Arkib Gred S1 adalah :
- Penyusunan dan Penyimpanan Rekod - Salah satu tugas utama Pembantu Arkib adalah menyusun dan menyimpan rekod-rekod serta dokumen rasmi. Proses ini melibatkan pengelasan, pemarkahan, dan pengkodan rekod agar mudah dicari dan dirujuk. Ini memerlukan pemahaman mendalam tentang sistem pengurusan arkib yang betul agar rekod disimpan dengan cara yang teratur.
- Pengurusan Rekod Aktif dan Tidak Aktif - Pembantu Arkib juga bertanggungjawab untuk menguruskan rekod yang masih aktif digunakan dan rekod yang sudah tidak aktif atau sudah tamat tempoh penyimpanan. Rekod yang tidak lagi aktif perlu dipindahkan ke tempat simpanan yang sesuai dan, jika perlu, dihancurkan setelah melalui proses yang betul mengikut peraturan yang ditetapkan.
- Pengendalian Sistem Pengarkiban - Pembantu Arkib Gred S1 juga perlu mengendalikan sistem pengarkiban yang digunakan oleh organisasi. Ini termasuklah menguruskan pangkalan data yang berfungsi menyimpan, mengemas kini, dan menyelenggara rekod digital. Dalam era digital ini, pengurusan rekod digital menjadi sangat penting dan memerlukan pengetahuan dalam penggunaan teknologi maklumat.
- Menyediakan Perkhidmatan Rujukan - Pembantu Arkib perlu memberikan perkhidmatan rujukan kepada pegawai atau staf yang memerlukan akses kepada dokumen atau rekod tertentu. Perkhidmatan ini penting dalam memastikan setiap dokumen atau rekod yang disimpan dapat diakses dengan mudah dan cepat apabila diperlukan.
- Pemeliharaan Arkib - Tugas ini melibatkan penjagaan fizikal rekod atau dokumen agar ia tetap terpelihara dalam keadaan yang baik untuk kegunaan masa hadapan. Pembantu Arkib perlu memantau keadaan fizikal rekod dan memastikan rekod lama tidak rosak atau hilang.
- Pemantauan dan Penilaian Sistem Arkib - Pembantu Arkib Gred S1 bertanggungjawab dalam memantau dan menilai sistem pengarkiban yang ada untuk memastikan ia memenuhi keperluan organisasi. Jika ada sebarang kelemahan atau masalah, Pembantu Arkib perlu melaporkannya kepada pihak yang bertanggungjawab untuk diambil tindakan pembaikan.
- Penyediaan Laporan - Pembantu Arkib perlu menyediakan laporan berkaitan dengan pengurusan arkib kepada pihak atasan. Laporan ini adalah penting untuk memantau keberkesanan sistem pengarkiban dan juga untuk memenuhi keperluan pengauditan.
- Latihan dan Peningkatan Kemahiran - Pembantu Arkib Gred S1 juga perlu terus meningkatkan kemahiran mereka dalam bidang pengurusan arkib dan rekod. Latihan berkaitan dengan teknologi baru, prosedur pengarkiban terkini, dan undang-undang pengurusan rekod adalah penting untuk memastikan mereka terus efektif dalam melaksanakan tugas mereka.
Syarat Kelayakan Pembantu Arkib Gred S1
Untuk menjadi Pembantu Arkib Gred S1, seseorang calon perlu memenuhi beberapa syarat kelayakan yang ditetapkan oleh pihak berkuasa kerajaan. Antara syarat kelayakan utama adalah :
- Kelayakan Akademik - Calon mestilah mempunyai sekurang-kurangnya Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya. Di samping itu, calon yang mempunyai sijil dalam bidang berkaitan seperti Sijil Pengurusan Arkib atau Sijil Teknologi Maklumat akan mendapat kelebihan tambahan. Calon juga boleh menunjukkan minat dalam bidang pengurusan arkib melalui kursus tambahan atau pengalaman kerja sebelumnya.
- Pengalaman Kerja - Pengalaman dalam bidang pengurusan arkib atau rekod juga merupakan kelebihan tambahan. Calon yang telah bekerja dalam bidang berkenaan, walaupun di peringkat asas atau sebagai pembantu, akan lebih memahami tugas-tugas yang perlu dilaksanakan. Namun, untuk jawatan Pembantu Arkib Gred S1, pengalaman tidak semestinya diperlukan, kerana latihan dan bimbingan akan diberikan kepada calon yang diterima.
- Kemahiran Komunikasi - Kemahiran komunikasi yang baik amat penting dalam jawatan ini. Pembantu Arkib perlu berinteraksi dengan pelbagai pihak, termasuk staf jabatan lain, pengguna rekod, serta pihak atasan. Oleh itu, kebolehan untuk menyampaikan maklumat secara jelas dan efektif adalah salah satu kemahiran yang diperlukan.
- Kemahiran Teknologi Maklumat - Dalam era digital ini, kemahiran dalam teknologi maklumat sangat penting. Pembantu Arkib Gred S1 perlu mahir menggunakan komputer dan perisian berkaitan untuk pengurusan rekod digital dan pangkalan data. Oleh itu, keupayaan untuk bekerja dengan sistem pengarkiban elektronik adalah satu kemahiran yang sangat diperlukan dalam jawatan ini.
- Kemahiran Organisasi dan Pengurusan Masa - Pembantu Arkib perlu memiliki kemahiran organisasi yang baik kerana tugas mereka melibatkan pengurusan pelbagai jenis dokumen dalam jumlah yang banyak. Mereka perlu memastikan bahawa rekod disusun dengan cara yang teratur dan mudah dicari apabila diperlukan. Selain itu, kemahiran pengurusan masa juga amat diperlukan bagi memastikan tugas-tugas dilakukan mengikut jadual yang ditetapkan.
- Sihat Fizikal dan Mental - Pembantu Arkib perlu berada dalam keadaan fizikal yang sihat kerana tugas ini mungkin melibatkan aktiviti fizikal seperti pemindahan dokumen dan pengendalian arkib fizikal. Selain itu, mereka juga perlu mempunyai mental yang stabil untuk mengendalikan tekanan kerja yang mungkin timbul terutamanya apabila ada banyak rekod yang perlu diproses dalam masa yang singkat.
- Keupayaan Berkerja Secara Berkumpulan - Kerja dalam pengurusan arkib sering melibatkan kerjasama antara individu dalam satu pasukan. Oleh itu, calon perlu memiliki keupayaan untuk bekerja dengan baik dalam satu pasukan dan mematuhi arahan serta tugas yang diberikan oleh ketua atau pihak atasan.
Kesimpulan
Secara keseluruhannya, Pembantu Arkib Gred S1 memainkan peranan penting dalam pengurusan rekod dan dokumen dalam sesebuah organisasi. Tugas mereka bukan sahaja memastikan dokumen disusun dan disimpan dengan betul, tetapi juga untuk memastikan akses yang mudah kepada rekod tersebut apabila diperlukan.
Bagi memenuhi syarat kelayakan jawatan ini, calon perlu mempunyai kemahiran komunikasi, kemahiran dalam teknologi maklumat, dan kemahiran organisasi yang baik.
Dengan memenuhi syarat kelayakan yang ditetapkan serta melaksanakan tugas dengan cemerlang, Pembantu Arkib Gred S1 dapat memberi sumbangan yang besar dalam memastikan kelancaran pengurusan rekod dalam organisasi.
0 Comments