Assalamualaikum dan Salam Sejahtera buat semua ...agak sudah lama saya tidak berkongsi berkenaan skop tugas kerajaan. Untuk kali ini, saya ingin kongsikan Skop Tugas Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 atau lebih dikenali sebagai PTPO.
 |
| Skop Tugas Sebenar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 Credit Pic : SUMBER |
Saya percaya semua pun pernah dengar dan tahu jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 ini. Jawatan ini agak popular memandangkan semua Jabatan ada jawatan tersebut. Pengambilannya juga agak ramai berbanding jawatan-jawatan yang lain. Jawatan ini juga akan ada pengambilan untuk tiap-tiap tahun di Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA).
Skop Tugas Sebenar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19
Ok...Jom kita ke skop tugas Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19. Skop tugas ni adalah umum dimana majoriti Jabatan akan ada skop tugas sebegini, skop tugas boleh berubah bahagian mengikut keperluan sesuatu jabatan.
Skop tugas Pembantu Tadbir (P/O) boleh dibahagian kepada beberapa bahagian iaitu :
- PT Fail & Surat
- PT Hrmis
- PT Aset
- PT Kenderaan
- PT Sumber Manusia
* PT Hrmis bermaksud Pembantu Tadbir bahagian Hrmis.
PT Fail & Surat
1) Pendaftaran Fail
- Sesuatu fail yang dibuka perlu didaftarkan terlebih dahulu.
- Membuka fail pengawai baru.
2) Pembukaan
- Setelah permohonan selesai, jika ingin membuka fail baharu perlu diberi perhatian kepada beberapa perkara iaitu :
 |
| Skop Tugas Sebenar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 |
- Tajuk Fail dan Nombor Rujukan perlulah ditulis dengan dakwat kekal di atas kulit fail.
- Lubang perlu ditebuk 1 inci daripada penjuru atas kiri dan 1 inci daripada penjuru kiri bagi penawanan fail tersebut.
- Fail perlu disertakan dengan Kertas Minit di dalam fail tersebut bagi tujuan mencatat isi kandungan surat beserta surat masuk dan keluar yang bertarikh.
 |
| Skop Tugas Sebenar Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 |
- Kertas minit penting untuk mencatat setiap arahan dan keputusan berhubung sesuatu perkara.
- Untuk surat Masuk perlukan ditulis dengan pen berwarna Merah
- Untuk surat Keluar perlukan ditulis dengan pen berwarna Biru atau Hitam.
Terdapat beberapa jenis kategori fail iaitu :
- Fail Terbuka
- Fail Terhad
- Fail Sulit
- Fail Rahsia
- Fail Rahsia Besar
3) Penyimpanan Fail
- Hanya pegawai yang dibenarkan sahaja boleh memasuki ruangan atau bilik fail.
- Fail terbuka perlu disimpan di dalam rak yang bergerak di dalam sebuah bilik yang dikhaskan.
- Fail Rahsia Besar pula disimpan di dalam bilik kebal yang berkunci
- Fail Rahsia pula disimpan di dalam kabinet keluli atau di dalam almari keluli yang berpalang.
- Fail Sulit/Terhad pula disimpan di dalam kabinet atau almari keluli.
4) Pergerakan Fail
- Bagi mengurangkan kes kehilangan fail di dalam bilik fail, pergerakan fail perlu dikawal
dan dicatit seperti nama pegawai, tarikh dan masa diambil fail serta dipulangkan fail pada Kad Pergerakan Fail.
- Jangka masa untuk peminjaman adalah selama 3 hari sahaja.
5) Penutupan
- Apabila ketebalan fail sudah menjangkau 4sm atau 100 kandungan, fail tersebut perlu ditutup dan akan dibuka jilid fail yang baharu.
- Fail yang ditutup perlu direkod tarikh penutupan.
6) Pelupusan
- Apabila penyimpanan fail yang melebihi tempoh yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia, fail tersebut perlu dilupuskan sama ada dengan cara bakar, tanam atau rincih.
PT Hrmis
1) Mengemaskini sandangan jawatan anggota baru, bertukar masuk dan bertukar keluar.
2) Mewujudkan Profil Perkhidmatan Anggota Baru
3) Mengemaskini Profil Perkhidmatan Anggota Sedia Ada
4) Membuat pengesahan Rekod Peribadi Pemilik Kompetensi
5) Memastikan perisytiharaan harta dibuat oleh semua anggota mengikut keperluan
6) Menguruskan penepatan penyokong dan pelulus cuti serta PPP dan PPK untuk Sasaran Kerja Tahunan (SKT) / LNPT bagi setiap anggota
7) Membantu dalam pemantauan pencapaian pengisian SKT dan LNPT anggota
2) Mewujudkan Profil Perkhidmatan Anggota Baru
3) Mengemaskini Profil Perkhidmatan Anggota Sedia Ada
4) Membuat pengesahan Rekod Peribadi Pemilik Kompetensi
5) Memastikan perisytiharaan harta dibuat oleh semua anggota mengikut keperluan
6) Menguruskan penepatan penyokong dan pelulus cuti serta PPP dan PPK untuk Sasaran Kerja Tahunan (SKT) / LNPT bagi setiap anggota
7) Membantu dalam pemantauan pencapaian pengisian SKT dan LNPT anggota
PT Aset
1) Mendaftar aset inventori dan harta modal di dalam sistem2) Melabel no rujukan aset yang baharu
3) Membantu dalam penyediakan maklumat dalam sistem Pengurusan Aset Alih (SPA)
3) Menguruskan laporan Aset Alih, Pelupusan Aset dan Pemeriksaan Aset
PT Kenderaan
1) Mengatur jadual pemandu bagi kegunaan staff
2) Membuat semakan jadual berskala penyelenggaraan kenderaan
3) Memastikan pemandu sentiasa menjaga kenderaan jabatan supaya kenderaan Jabatan dalam keadaan baik
4) Memastikan pemandu sentiasa mengemaskini dan merekod perjalanan staff yang dibawa
PT Sumber Manusia
1) Membuka, melengkapkan dan mengemaskini file-file kakitangan
2) Menguruskan hal ehwal surat menyurat
3) Mengemaskini rekod-rekod cuti dan perkhidmatan kakitangan
4) Membantu hal ehwal kakitangan dalam urusan penjawatan, pentadbiran dan perkhidmatan
Skop tugas ini dikongsikan sendiri oleh seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) N19 di sebuah jabatan Kerajaan. Skop tugas ini berubah mengikut keperluan sesuatu Jabatan itu. Andai ada penambahbaikan, anda dialu-alukan untuk berkongsi di bawah artikel ini di ruangan komen. Sampai disini saja perkongsian saya untuk kali ini, di lain entri saya akan berkongsikan kepada anda skop tugas untuk jawatan-jawatan yang lain pula.
Bagi yang akan ke peringkat temuduga, anda perlu membuat persediaan awal bagi beberapa perkara untuk memudahkan sesi temuduga yang akan dijalankan. Akhir kata, Semoga anda salah seorang yang bakal menjadi seorang penjawat awam dan berkhidmat untuk masyarakat dan negara.
Very good explanation..
ReplyDeletePost a Comment